Kurzanleitung zur Ordnung in Ihrem Kreditmanagementsystem

Ein effektives Kreditmanagement ist für einen gesunden Cashflow und die Minimierung finanzieller Risiken von entscheidender Bedeutung. Wir haben praktische Schritte zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen, Ihre Kreditprozesse zu organisieren – von der Festlegung solider Richtlinien über die Bewertung der Kreditwürdigkeit Ihrer Kunden bis hin zum Inkasso und dem Einsatz von Versicherungen.

1. Allgemeine Kreditrichtlinien

Die Grundlage für ein effektives Kreditmanagement ist eine klare und umfassende Kreditpolitik. Sie stellt sicher, dass alle Abteilungen ihre Verantwortlichkeiten verstehen und aufeinander abgestimmt sind. Fragen Sie sich:

• Sind Ihre Unterlagen vollständig und aktuell?
• Sind Ihre Richtlinien robust?
• Werden sie im gesamten Unternehmen einheitlich angewendet?

2. Vertraglicher Rahmen

Stellen Sie sicher, dass alle Vertragsunterlagen klar und rechtlich einwandfrei sind, um Streitigkeiten standzuhalten. Dazu gehören:

• Zahlungsbedingungen
• Bestellformulare
• Allgemeine Geschäftsbedingungen

3. Kundendaten

Genaue und regelmäßig aktualisierte Kundendaten sind unerlässlich. Zu den wichtigsten Angaben gehören:

• Korrekte Rechnungsadresse
• Rechtliche Struktur des Unternehmens
• Eigentümer oder Geschäftsführer
• Kontaktinformationen

4. Bonitätsprüfungen

Die Gewährung von Handelskrediten ohne Bewertung der Zuverlässigkeit des Kunden ist riskant. Bewerten Sie regelmäßig die Bonität, insbesondere bei Kunden mit hohem Volumen oder hohem Risiko.

Wichtige Indikatoren
Halten Sie aktuelle Daten zu folgenden Punkten bereit:

• Kosten der Finanzierung von Forderungen
• Durchschnittliche Forderungslaufzeit (DSO)
• Höhe der Forderungsausfälle
• Struktur der Forderungen

5. Handelskreditlimits

Legen Sie für jeden Kunden klare Kreditlimits fest. Berücksichtigen Sie dabei Folgendes:

• Gibt es ein transparentes und einheitliches System für die Zuteilung von Kreditlinien?
• Sind die Entscheidungsträger in der Lage, ausgewogene Bewertungen vorzunehmen?

6. Zahlungsbedingungen

Passen Sie die Zahlungsbedingungen an das Risikoprofil Ihrer Kunden an, um Ihr Risiko zu reduzieren. Zu den Optionen gehören:

• Vorauszahlung
• Anzahlung
• Zahlung bei Lieferung
• Standardzahlungsfristen und Fälligkeitstermine
• Skonti
• Datum der tatsächlichen Bankgutschrift

Bei neuen oder unbekannten Kunden sollten Sie Bar- oder Vorauszahlungen verlangen.

7. Inkassosystem

Führen Sie einen strukturierten und effizienten Inkassoprozess ein. Stellen Sie sicher, dass:

• Ihr Inkassoteam gut organisiert ist und festgelegte Verfahren befolgt
• Mahnungen klar und professionell formuliert sind
• Inkassomaßnahmen den Kundenwert und die individuellen Umstände berücksichtigen
• Ihre Mitarbeiter für die telefonische Eintreibung geschult sind
• Sie bei Bedarf mit seriösen Agenturen oder Rechtsanwälten zusammenarbeiten

8. Sicherheiten

Verlangen Sie von Ihren Kunden angemessene Sicherheiten, um Verluste im Falle einer Insolvenz zu reduzieren. Eine Kreditversicherung kann einen umfassenderen Schutz bieten und ist ein wertvolles Instrument für das Risikomanagement. Berücksichtigen Sie dabei folgende Aspekte:

9. Kundenkrisen und Insolvenz

Halten Sie regelmäßigen Kontakt zu Kunden, die Anzeichen finanzieller Schwierigkeiten zeigen. In Insolvenzfällen kann eine Rechtsberatung erforderlich sein.

10. Exportabsicherung

Lassen Sie sich beim internationalen Handel von Experten beraten. Berücksichtigen Sie dabei:

• Lokale Zahlungsgewohnheiten
• Verbriefungsinstrumente
• Länderspezifische Inkassostrategien
• Insolvenzverfahren
• Fachspezifische Informationsquellen
• Alternative Absicherungsmöglichkeiten wie Kreditversicherungen

11. Software

Nutzen Sie Forderungsmanagement-Software, um Ihre Abläufe zu optimieren. Führen Sie vor einer Investition eine Kosten-Nutzen-Analyse durch und stellen Sie sicher, dass die aktuellen Systeme den Qualitätsstandards entsprechen.

12. Outsourcing

Das Outsourcing von Teilen Ihres Kreditmanagements kann kosteneffizient sein. Zu den Dienstleistungen können gehören:

• Schutz vor Zahlungsausfällen und Zahlungsunfähigkeit von Kunden (Kreditversicherung)
• Finanzierung (Factoring, Forfaitierung, forderungsbesicherte Wertpapiere)
• Inkasso (Agenturen, Rechtsanwälte)

13. Benchmarks

Vergleichen Sie Ihre Kreditprozesse mit denen von Wettbewerbern oder Schwesterunternehmen. Nutzen Sie Benchmarking-Daten, um Lücken zu identifizieren und sich an Best Practices auszurichten.

14. Mitarbeiterschulungen

Investieren Sie in kontinuierliche Schulungen durch Seminare, Workshops und Branchenveranstaltungen. Der Erfahrungsaustausch mit anderen Unternehmen kann Ihrem Team helfen, bewährte Strategien zu übernehmen und den Marktentwicklungen einen Schritt voraus zu sein.