Grundlagen des Kreditmanagements

Hier ist ein kurzer Leitfaden, der Ihnen hilft, Ihr System in Ordnung zu halten.

Allgemeine Kreditrichtlinien

Die erste Regel lautet: Stellen Sie sicher, dass Sie über eine Kreditpolitik verfügen, von der jeder Bereich Ihres Unternehmens weiß, was von ihm erwartet wird, und die er akzeptiert. Fragen Sie sich selbst:

• Ist Ihr Papierkram in Ordnung?
• Sind die Leitlinien solide?
• Werden sie von allen umgesetzt?

Vertragliche Rahmenbedingungen

Stellen Sie sicher, dass Ihre Vertragsunterlagen klar und präzise sind, damit sie bei eventuellen Streitigkeiten mit Ihren Kunden auch vor Gericht Bestand haben. Dazu gehören zum Beispiel:

• Zahlungsfristen
• Auftragsformulare
• Bedingungen und Konditionen

Kundendaten

Es ist wichtig, genaue Daten zu erfassen und zu pflegen, die ständig aktualisiert werden. Dazu sollten gehören:

• Genaue Rechnungsadresse
• Rechtsform des Unternehmens
• Inhaber, Geschäftsführer
• Kontaktinformationen

Kreditwürdigkeit prüfen

Wenn Sie Ihren Kunden einen Kredit gewähren, ohne ihre Kreditwürdigkeit zu prüfen, ist das ein bisschen wie russisches Roulette. Außerdem ist es wichtig, dass diese Prüfung nicht nur einmalig erfolgt, sondern dass Sie die Kreditwürdigkeit und die Risikobewertung regelmäßig überprüfen.

Dies ist besonders wichtig, je größer das Geschäftsvolumen oder das Risiko ist.

Indikatoren

Es ist wichtig, genaue Daten zu erfassen und zu pflegen, die ständig aktualisiert werden. Dazu sollten gehören:

• die Finanzierungskosten der Debitoren
• durchschnittliche Außenstandsdauer der Verkäufe (DSO)
• uneinbringliche Forderungen
• Struktur der Forderungen

Kreditrahmen

Die Festlegung eines maximalen Kreditrahmens für Ihre Kunden ist Ihr Maßstab für deren Kreditwürdigkeit. Überschreitet der Kunde diesen Kreditrahmen, sollten Sie die notwendigen Maßnahmen ergreifen. Es sind jedoch folgende Fragen zu berücksichtigen:

• Vergeben Sie Kreditlinien nach einem festgelegten und verständlichen System?
• Sind Ihre Entscheidungsträger hinreichend qualifiziert, um eine ausgewogene Beurteilung zu gewährleisten?

Zahlungsbedingungen

Eine Reihe von Zahlungsoptionen, die vom Risiko des Kunden abhängen, könnte das Risiko Ihres Unternehmens verringern. Die folgenden Optionen sollten für jeden Einzelfall in Betracht gezogen werden:

• Vorauszahlung
• Anzahlung
• Zahlung bei Lieferung von Waren oder Dienstleistungen
• Zahlungsfrist / Fälligkeitstermine
• Skonti
• Datum, an dem die Zahlung auf dem Bankkonto gutgeschrieben wird

Und denken Sie daran, wenn Sie Waren oder Dienstleistungen an neue oder unbekannte Kunden liefern, stellen Sie sicher, dass die Zahlungsbedingungen Barzahlung oder Anzahlung sind.

Inkassosystem

Die oft schlechte Zahlungsmoral in bestimmten Ländern und Branchen macht die Einführung eines konsequenten Inkassosystems erforderlich. Achten Sie darauf, dass Sie folgende Fragen klären:

• Ist Ihre Inkassoabteilung gut organisiert und effizient, und werden Ihre Inkassobedingungen konsequent eingehalten?
• Sind Ihre Mahnungen wirksam formuliert?
• Sind Ihre Inkassomaßnahmen auf die Bedeutung Ihrer Kunden und deren individuelle Situation abgestimmt?
• Führen Sie im Rahmen des Inkassos auch Telefonanrufe durch und sind die zuständigen Mitarbeiter entsprechend geschult?
• Arbeiten Sie mit anerkannten Inkassobüros und/oder Rechtsanwälten zusammen, wenn Ihre eigenen Bemühungen erfolglos bleiben?

Sicherheiten

Stellen Sie nach Möglichkeit sicher, dass Ihr Kunde eine Sicherheit stellt. So können Sie die Verluste im Falle eines Insolvenzantrags Ihres Kunden auf ein Minimum beschränken. Ziehen Sie auch eine Kreditversicherung in Betracht, die umfassenden Schutz bietet, falls Ihr Kunde nicht zahlt.

Krise und Insolvenz des Kunden

Ein regelmäßiger Kontakt mit Ihrem Kunden vor oder während einer Insolvenz kann Ihnen helfen, das Ausfallrisiko zu verringern. Holen Sie außerdem unbedingt den Rat eines Anwalts ein.

Exportdeckung

Wenn Ihr Unternehmen mit dem Export beginnt, sollten Sie nicht vergessen, dass für internationale Handelsgeschäfte besondere Fachkenntnisse erforderlich sind und Sie sich von Experten beraten lassen sollten. Dazu gehören:

• Spezifische Zahlungspraktiken
• Instrumente zur Sicherung von Forderungen
• Erfolgreiche Inkassotechniken für bestimmte Länder
• Reaktion auf Insolvenzen
• Spezielle Informationsquellen
• Alternative Deckungskonzepte (Kreditversicherung)

Software

Das Angebot an Software für das Forderungsmanagement ist groß und wird ständig aktualisiert. Bevor Sie sich jedoch für eine Investition in Modernisierungsmaßnahmen entscheiden, sollten Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse durchführen. Fragen Sie sich, ob Ihre bestehende Forderungsmanagement- und Inkassosoftware den Qualitätsansprüchen Ihres Unternehmens genügt.

Auslagerung

Oft kann es kostengünstiger sein, das Kreditmanagement ganz oder teilweise auszulagern. Die Dienstleistungen umfassen:

• Absicherung von Ausfall-/Nichtzahlungsrisiken (Kreditversicherung)
• Finanzierung (Factoring/Forfaitierung/Asset Backed Securities)
• Forderungseinzug (Inkassobüros, Anwälte)

Benchmarks

Es lohnt sich, einen Blick darauf zu werfen, wie Ihre Konkurrenten oder Schwesterunternehmen innerhalb der Holding-Gruppe ihre Kreditprozesse handhaben. Versuchen Sie, Daten zu erhalten, die es Ihnen ermöglichen, Vergleiche anzustellen und Ihre Ziele an dem auszurichten, was Sie als Best-Practice-Beispiel ansehen.

Fortbildung für Mitarbeiter

Investieren Sie in die Entwicklung Ihrer Mitarbeiter durch Schulungen, Veranstaltungen und die Teilnahme an Seminaren. Die Interaktion und der Erfahrungsaustausch mit anderen Unternehmen kann für Ihr Unternehmen von großem Nutzen sein, und Sie können Ideen für bewährte Verfahren austauschen.

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