Rechnungen eintreiben: Wie man unbezahlte Rechnungen telefonisch eintreibt

Ein einfaches, informelles Telefongespräch kann jedoch oft Probleme schnell und schmerzlos lösen.

In Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit, wie z. B. während der COVID-19-Pandemie, kann es von entscheidender Bedeutung sein, eine direkte Verbindung zu Ihrem Kunden aufzubauen, indem Sie mit ihm sprechen. So sind beispielsweise Unternehmen auf jeder Stufe der Lieferkette von dem Coronavirus betroffen. Vielleicht braucht Ihr Kunde nur ein paar Tage mehr, um seinen Cashflow zu regeln, bevor er Ihre Rechnung begleicht. Wenn dies der Fall ist und Sie in der Lage sind, ihn zu unterstützen, ersparen Sie sich den Ärger und die Kosten, die mit aggressiveren Inkassotaktiken wie Gerichtsverfahren verbunden sind. Und was vielleicht noch wichtiger ist: Sie bewahren Ihre Arbeitsbeziehung zu Ihrem Kunden und zukünftige Wachstumschancen.

Es gibt kein Patentrezept für erfolgreiche Telefoninkassoanrufe. Jeder Schuldner ist anders, und was in einem Fall zu einem positiven Ergebnis führt, kann in einem anderen Fall scheitern. Aber gerade deshalb erhöht eine gründliche Vorbereitung und ein gewisses Maß an Flexibilität Ihre Erfolgsaussichten erheblich.

Zu beachtende Bereiche vor dem Anruf bei einem säumigen Kunden

Wer sollte den Kunden anrufen?

Nicht jeder Mitarbeiter ist für einen Telefonanruf zum Einfordern von Rechnungen geeignet. Überlegen Sie, wie Ihr Unternehmen strukturiert ist und wie die Beziehungen zu Ihren Kunden gestaltet sind. Sollte ein Mitarbeiter Ihres Finanzteams die Finanzabteilung Ihres Kunden anrufen? Oder wäre es persönlicher - und möglicherweise produktiver -, wenn der Kundenbetreuer seinen Ansprechpartner direkt anruft? Fühlt sich die Person, die den Anruf tätigen soll, dazu in der Lage? Überlegen Sie, wie Sie sie am besten unterstützen können, indem Sie sie schulen, mit Informationen versorgen oder sogar an einen Kollegen delegieren.

Klare Ziele setzen

Bei der Festlegung von Zielen ist es ratsam, festzulegen, was Sie erreichen wollen und worauf Sie verzichten können. So können Sie beispielsweise eine vollständige Zahlung anstreben, aber vielleicht können Sie beim Zahlungsdatum einen Kompromiss eingehen und Ihrem Kunden mehr Zeit für die Zahlung einräumen. Wenn Sie Ihrem Kunden keine zusätzliche Frist einräumen können, könnten Sie vielleicht mit einem Zahlungsplan arbeiten, bei dem Sie einen Teil der Zahlung im Voraus erhalten und der Rest über mehrere Ratenzahlungen verteilt wird.

Vorbereitung

Bevor Sie einen Inkassoanruf tätigen, sollten Sie sich etwas Zeit nehmen, um den Hintergrund der Forderung zu ermitteln. Finden Sie zum Beispiel heraus, ob der Grund für die Forderung bei Ihrem Unternehmen liegt. Vielleicht streitet Ihr Kunde über die Höhe oder die Qualität der Waren oder Dienstleistungen, oder vielleicht hat Ihr Verkaufsteam ein Versprechen bezüglich der Zahlungsbedingungen gegeben, von dem Sie nichts wussten.

Prüfen Sie, ob es ein Problem gibt, das die Zahlung verhindert hat. Finden Sie heraus, was Sie tun können, um das Problem zu lösen. Vielleicht hat Ihr Kunde die Zahlung verweigert, weil etwas mit Ihrer Rechnung nicht in Ordnung war. Bevor Sie anrufen, prüfen Sie:

• Enthält die Rechnung alles, was sie enthalten sollte?
• War sie an die richtige Person oder Abteilung adressiert?
• Wurde sie empfangen?
• Benötigt die Buchhaltung Ihres Kunden zusätzliche Informationen, bevor sie Ihre Rechnung bearbeiten kann?

Überlegen Sie, wie Ihr Kunde auf Ihren Anruf reagieren könnte. Wird er sich entschuldigen, oder wird er mit Ihnen zusammenarbeiten wollen, um das Problem zu lösen? Ist er größer als Ihr Unternehmen und gewohnt, kleinere Unternehmen auszunutzen? Es kann hilfreich sein, herauszufinden, welche Ausreden üblich sind und wie Sie darauf reagieren wollen.

Legen Sie eine Kundendatei an, die folgende Informationen enthält

• Name und Kontaktangaben des Ansprechpartners
• Zahlungserfahrungen
• Frühere Erfahrungen mit Mahnungen und Inkassoanrufen, einschließlich früherer Gründe für Zahlungsverzug

Anruf bei einer überfälligen Rechnung

Rufen Sie den direkten Anschluss Ihres Ansprechpartners an oder fragen Sie mit Namen nach ihm:

• Seien Sie höflich und optimistisch, geben Sie dem Anruf eine persönliche Note, aber bleiben Sie konzentriert, entschlossen und durchsetzungsfähig.
• Kommen Sie direkt auf den Punkt und äußern Sie Ihre Wünsche klar und offen.
• Seien Sie mitfühlend. Denken Sie daran, dass es viele Gründe geben kann, warum Ihr Kunde nicht gezahlt hat, und dass einige davon die Schuld Ihres Unternehmens sein können. Eine herzliche und solide Beziehung, die sich fortsetzt, kann für Ihr Unternehmen wertvoller sein als eine, die wegen eines Missverständnisses oder eines Streits, der gütlich hätte gelöst werden können, beendet wurde.
• Wenn Ihr Kunde mit seinen Zahlungen in Verzug ist oder sich weigert, seine Schulden zu begleichen, kann es hilfreich sein, ihm die nächsten Schritte mitzuteilen, die Sie zu unternehmen gedenken. Dazu können gehören:
  • Erhebung von Verzugszinsen für jeden Tag des Zahlungsverzugs
  • Einbehaltung der Lieferung von aktuellen und zukünftigen Waren oder Dienstleistungen
  • Aufhebung von Kreditbedingungen
  • Beauftragung eines Inkassobüros
  • Ergreifen rechtlicher Schritte
• Machen Sie sich während des Gesprächs Notizen und fassen Sie die wichtigsten Maßnahmen am Ende des Gesprächs zusammen, um zu bestätigen, dass sowohl Sie als auch Ihr Kunde sie verstanden haben und damit einverstanden sind. Wer wird was innerhalb welcher Frist tun?

• Schreiben Sie im Anschluss an das Gespräch sofort eine E-Mail, in der Sie die wichtigsten besprochenen Punkte und die vereinbarten Schritte zusammenfassen.

Was ist nach einem Inkassoanruf zu tun?

Dokumentation

Vergewissern Sie sich, dass Ihre Notizen in der Akte Ihres Kunden gespeichert werden. Die Dokumentation im System ist äußerst wichtig, da sie es einem Kollegen, einem Inkassobüro oder einem Rechtsvertreter ermöglicht, den Fall in Zukunft weiterzuverfolgen.

Halten Sie Ihr Wort

Wenn Sie sich auf ein Fälligkeitsdatum einigen, achten Sie darauf, dass es eingehalten wird. Auch wenn Sie Konsequenzen für den Fall vereinbaren, dass Sie nicht bis zum vereinbarten Termin zahlen, müssen Sie sich daran halten.

Seien Sie hartnäckig

Möglicherweise müssen Sie Ihren Schuldner mehr als einmal kontaktieren. Seien Sie darauf vorbereitet. Es kann hilfreich sein, einen Zeitplan aufzustellen. Nehmen Sie zum Beispiel Kontakt auf, sobald Ihre Rechnung ein oder zwei Tage überfällig ist. Wiederholen Sie dies in regelmäßigen Abständen, z. B. alle fünf bis sieben Tage, bis der Schuldner 30 Tage überfällig ist. Ab diesem Zeitpunkt müssen Sie möglicherweise professionelle oder rechtliche Schritte einleiten - oder zumindest damit drohen.

Überlegen Sie

Wenn Sie sich ein wenig Zeit nehmen, um Ihre Maßnahmen zu bewerten, können Sie Ihre Inkassoergebnisse kontinuierlich verbessern. Die folgenden Fragen können Ihnen bei Ihrer Reflexion helfen:

• Habe ich eine positive Einstellung an den Tag gelegt, um ein optimales Telefonat zu gewährleisten, und habe ich den richtigen Ton getroffen?
• Habe ich mich immer auf das Hauptziel konzentriert?
• Habe ich aussichtslose Versprechungen akzeptiert?
• Habe ich präzise Antworten auf meine Fragen erhalten?
• Habe ich die positiven Aspekte erwähnt?
• Ist es mir gelungen, das Telefonat auf einen angemessenen Zeitraum zu begrenzen?
• Bin ich mit meiner Argumentation zufrieden oder lässt sich noch etwas verbessern?

Was tun, wenn Ihre Inkassoaufrufe fehlschlagen?

Wenn Sie keine Zahlung oder keinen Ratenzahlungsplan für eine ausstehende Rechnung erreichen konnten, sollten Sie sich von einem Fachmann beraten lassen. Möglicherweise können Sie mit einem Vermittler eine Lösung aushandeln, oder Sie müssen das Geld vor Gericht einklagen. Auch ein professionelles Inkassobüro kann sehr hilfreich sein. Manchmal genügt schon die Kontaktaufnahme durch ein Inkassobüro, damit ein späterer Zahler tätig wird. Befindet sich Ihr Schuldner im Ausland, können Sie auch von einem Inkassobüro profitieren, das in dem Land, in dem Ihr Schuldner ansässig ist, über Büros, Sprachen und Fachwissen verfügt.

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