Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Kreditmanagern und Vertrieb

Es ist ziemlich normal, dass der Vertrieb und das Kreditmanagement die Dinge aus entgegengesetzten Richtungen angehen, wenn es um Kunden geht. Was jedoch weniger häufig vorkommt, ist, dass die beiden anerkennen, dass eine enge Zusammenarbeit sowohl den Gewinn als auch die Langlebigkeit eines Unternehmens erheblich verbessern kann.

Ein häufiges Szenario ist folgendes: Das Verkaufsteam schließt das Geschäft um jeden Preis ab, und etwas später macht das Kreditmanagementteam seine Verkaufskollegen dafür verantwortlich, dass sie die Kreditwürdigkeit eines Kunden oder die im Geschäft vereinbarten Zahlungsbedingungen nicht ausreichend geprüft haben. In manchen Fällen kann der Vertrieb sogar Maßnahmen zum Schutz vor Zahlungsausfällen behindern.

Die Kehrseite der Medaille? Die Vertriebsmitarbeiter beklagen, dass ihre Kollegen aus der Buchhaltung sich einmischen und die hart erarbeiteten Kundenbeziehungen regelmäßig gefährden, wenn sie wieder einmal eine Mahnung aussprechen oder eine Lieferung wegen unbezahlter Rechnungen stoppen.

Auf den ersten Blick scheinen Spannungen zwischen dem Vertrieb und dem Forderungsmanagement unvermeidlich zu sein. Erstere konzentrieren sich darauf, den Umsatz des Unternehmens zu steigern und werden an den abgeschlossenen Verträgen gemessen - und nicht daran, ob und wann die Kunden endlich zahlen. Der Forderungsmanager hingegen konzentriert sich auf die Sicherung der Liquidität durch Minimierung der Außenstände und Ausfallrisiken. Im Grunde geht es um die Sicherung der Existenz des Unternehmens.

Gelingt es jedoch beiden Seiten, eng zusammenzuarbeiten, können ausstehende Forderungen früher beglichen werden, was die Liquidität ihres Unternehmens und damit dessen langfristige Überlebenschancen zum Nutzen aller verbessert.

Die Freude des Schuldners

Häufig sind diese Szenarien auf einen grundlegenden Mangel an Kommunikation zurückzuführen. Die Kanäle mögen vorhanden sein, aber eine unzureichende Kommunikation führt zu einer Vielzahl von Missverständnissen. Die Vertriebsmitarbeiter sind sich der Komplexität des Forderungseinzugs oft nicht bewusst; auf der anderen Seite verstehen die Kreditmanager den (meist widersprüchlichen) Druck nicht, der auf ihren Vertriebskollegen lastet.

In der Regel verhandelt das Verkaufsteam mit den Käufern über die Zahlungsbedingungen, denn Handelskredite können ein nützliches Verhandlungsinstrument sein. Dies kann jedoch zu einem Wirrwarr von Bedingungen führen, das manchmal sogar dazu führt, dass ein und derselbe Kunde bei jedem neuen Kauf andere Bedingungen erhält. Wenn die Zahlungen fällig sind, hat der Käufer eine ganze Reihe von Ausreden, um die Zahlungsfristen zu verlängern. Beliebte Ausreden sind z. B. die Behauptung, dass besondere Fälligkeitstermine und Bedingungen ausgehandelt wurden, oder Beschwerden über das Produkt oder die Dienstleistung, um Zeit zu schinden. In der Zwischenzeit wird die Rechnung immer noch nicht bezahlt, und das Kreditmanagementteam verliert wertvolle Zeit, indem es sich mit dem Verkaufsteam in Verbindung setzt, um die Ansprüche des Kunden zu überprüfen. Keiner gewinnt.

Man sollte sich auch darüber im Klaren sein, dass die Verkaufsteams eher von externen Marktbedingungen beeinflusst werden: "Der Markt verlangt diese Bedingungen. Unsere Konkurrenten machen das auch" - das sind gängige Argumente, die häufig zu Konflikten führen. Dies kann zu einem Problem werden, wenn sich das Verkaufsteam bei einem Zahlungsstreit auf die Seite des Kunden stellt, um eine Schädigung der Geschäftsbeziehungen zu vermeiden. Geschickte säumige Zahler warten oft mehrere Mahnungen ab und wenden eine Reihe von Verzögerungstaktiken an, z. B. Reklamationen oder Forderungen nach Preisnachlässen, um ihren Handelskredit kostenlos zu verlängern.

Bündelung von Ressourcen

Die Bündelung von Ressourcen ist eine gute Sache. Noch besser ist es, wenn Vertrieb und Kreditmanagement strukturiert zusammenarbeiten, um Zahlungsverzug und Zahlungsausfälle auf ein Minimum zu reduzieren. Das ist eine Win-Win-Situation. Und zwar aus folgendem Grund.

Aus der Sicht des Forderungsmanagement-Teams:

• Vertriebsmitarbeiter und Kundenbetreuer sehen die Kunden ziemlich regelmäßig. Sie kennen Informationen, die für die Beurteilung der Kreditwürdigkeit der Käufer von entscheidender Bedeutung sein können (siehe Tipp unten).
• Vertriebsmitarbeiter können durch ihre persönlichen Kontakte und ihr Verständnis der Unternehmens-/Zahlungskultur das Zahlungsverhalten der Kunden oft beeinflussen.
• Schlecht gehandhabte Mahnungen und Inkassoverfahren schaden den Kundenbeziehungen. Ein unangenehmer Anruf der Kreditabteilung kann eine über Jahre hinweg gepflegte Beziehung zerstören. Instinkt und emotionale Intelligenz des Verkaufsteams können wertvoll sein und sollten hier berücksichtigt werden.
• Zahlungsvorgänge geraten häufig aufgrund von Beschwerden oder Missverständnissen über die Zahlungsbedingungen ins Stocken. Die vom Verkaufspersonal gepflegten Kundenbeziehungen sind oft entscheidend, um diese Fälle aufzuklären.

Aber auch die Verkaufsteams können davon profitieren

• Forderungsmanager können dazu beitragen, die Vertriebsaktivitäten erfolgreich zu steuern. Sie sind in der Lage, den Vertriebsteams aktuelle Informationen über die Kreditwürdigkeit eines Kunden und seine Fähigkeit, seinen Saldo zu begleichen, zu liefern. Dies ist ein Geschenk des Himmels für jedes Verkaufsteam, das seine Umsätze mit lukrativen, zahlungswilligen Kunden aufbauen will und nicht mit schlechten Käufern, die eine schlechte Zahlungsmoral haben.
• Auch wenn es offensichtlich erscheint, verbessert eine enge Zusammenarbeit mit der Kreditabteilung das Fachwissen der Vertriebsmitarbeiter auf dem Gebiet des Forderungsmanagements und steigert ihre Kompetenz gegenüber dem Kunden.
• Eine enge Zusammenarbeit zwischen den beiden Disziplinen ist von zentraler Bedeutung für das Gleichgewicht zwischen dem Zahlungsausfallrisiko und der Absatzpolitik eines Unternehmens. Vereinfacht ausgedrückt, führt eine Steigerung des Umsatzes ohne Berücksichtigung der Wahrscheinlichkeit von Zahlungsausfällen zu Zahlungsverzögerungen oder, schlimmer noch, zu uneinbringlichen Rechnungen, was letztlich zu Cashflow-Problemen führen kann.

Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Kreditmanagement und Außendienst

Festlegung klarer Richtlinien

Eine ausgewogene Risiko- und Absatzpolitik bietet eine hervorragende Möglichkeit, sowohl den Gewinn als auch die Liquidität zu verbessern. Ausgehend von den Unternehmenszielen sollten klare Vorgaben gemacht werden, z.B. indem ein höherer Umsatz mit strengeren Kreditprüfungsverfahren verknüpft wird. Die Geschäftsleitung sollte daher von Anfang an die Bedeutung des Kreditmanagements und des Vertriebs im Rahmen der Geschäftsstrategie definieren.

Es sollten transparente Richtlinien für die Zusammenarbeit eingeführt werden, damit sich beide Parteien über die Bedeutung und die damit verbundenen Prozesse im Klaren sind. Die Leiter von Vertrieb und Kreditmanagement sollten sich klar zur Zusammenarbeit verpflichten.

Gemeinsame Interessenfelder definieren

Die für beide Seiten verbindlichen Bedingungen sollten sowohl für den Vertrieb als auch für das Kreditmanagement klar formuliert werden, damit sie wissen, was sie zu berücksichtigen haben:

• Prüfung der Kreditwürdigkeit von potenziellen, alten und neuen Kunden
• Liefer- und Zahlungsbedingungen (Verkaufspreis, Zahlungsbedingungen, Rabatte)
• Kreditlinien
• Verfahren für den Umgang mit überfälligen Zahlungen
• Verfahren für Zahlungsausfälle aufgrund von Nichterfüllung oder Reklamationen
• Mahnschreiben und Inkassomaßnahmen

Gemeinsame Workshops

Dies bietet beiden Seiten eine hervorragende Gelegenheit, ihre jeweiligen Perspektiven zu erörtern, Probleme offen anzusprechen und nach gemeinsamen Lösungen zu suchen, z. B. in folgenden Bereichen

• Zahlungsverhalten von bestimmten Kunden
• Fragen zur Höhe der Kreditlimits
• abweichende Bonitätsbeurteilungen

Regelmäßiger Austausch von Informationen über Kunden

Es sollte ein Rahmen für den regelmäßigen Austausch von Informationen geschaffen werden. Zum Beispiel könnte das Kreditmanagement dem Vertriebsteam regelmäßig Statusberichte über Fälligkeiten und Zahlungsverzögerungen zukommen lassen. Geplante Mahnschreiben oder Anrufe zur Einforderung von Zahlungen sollten ausgetauscht und besprochen werden. Bei dieser Gelegenheit können die Vertriebsmitarbeiter auch über die bei einem Verkauf vereinbarten Sonderkonditionen oder mögliche Reklamationen berichten.

Leistungsabhängige Vergütung

Es mag hart klingen, aber wenn die Verkaufsprovisionen ausschließlich vom Umsatz abhängig sind, wird die Versuchung für die Verkaufsteams immer groß sein, sich auf den Verkauf um jeden Preis zu konzentrieren - und nicht darauf, den Restbetrag zu bezahlen. Eine einfache Umstellung, bei der die Verkäufe an einen beglichenen Saldo und nicht an einen unterzeichneten Vertrag geknüpft werden, würde die Kreditkultur eines Unternehmens erheblich verändern.

Wie geht es nun weiter?

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass kluge Unternehmen erkannt haben, dass die Förderung einer engen Verbindung zwischen Kreditmanagement und Vertrieb für eine gesunde Unternehmensbilanz von entscheidender Bedeutung ist. Sie schafft Vertrauen, hilft jedem auf beiden Seiten, den Druck des anderen zu verstehen, und fördert ein gesundes Vertriebsumfeld.

Woher wissen wir das? Bei Atradius ist es unsere Aufgabe, Unternehmen dabei zu helfen, ihre Produkte und Dienstleistungen sicher und zu Kreditbedingungen zu verkaufen. Wir helfen jedes Jahr Tausenden von Unternehmen in der ganzen Welt, ihr Forderungsmanagement zu verbessern.

Wie man die Erfahrung des Verkaufsteams bei der Beurteilung der Kreditwürdigkeit eines Kunden nutzen kann

Vertriebsmitarbeiter haben oft einen unvergleichlichen Einblick in wichtige Kundeninformationen, die für Kreditteams sonst nur schwer zu beschaffen wären:

Erscheinungsbild

• Befinden sich Büros, Produktionsanlagen und Lager in gutem Zustand?
• Sind die Lagerhallen voll oder leer?
• Scheint das Erscheinungsbild geschönt zu sein, vielleicht nur um zu beeindrucken?

Persönlicher Eindruck

• Besteht das Management aus erfahrenen Fachleuten, die über fundierte kaufmännische Kenntnisse verfügen?
• Wurden Geschäftsabschlüsse und Vereinbarungen immer eingehalten?
• Wie ist das Betriebsklima?
• Steigt die Mitarbeiterfluktuation?

Kundenverhalten

• Spielen Preise bei Geschäftsverhandlungen nur eine untergeordnete Rolle?
• Werden zu lange Zahlungsfristen verlangt?
• Versucht der Kunde, den Absatz mit Rabattpreisen zu fördern?

Marktentwicklung

• Wie beurteilen die Wettbewerber das Geschäft des Kunden?

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