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Eine Bewertung der ausstehenden Rechnungen und des Risikos von Zahlungsausfällen hilft Ihnen, Schwachstellen zu erkennen und entscheidende Maßnahmen zu ergreifen, um das Risiko zu minimieren und Ihr Unternehmen zu schützen.
Die Bewertung Ihrer Forderungen ist während der COVID-19-Pandemie wichtiger denn je geworden, da die Zahl der Insolvenzen zugenommen hat und andere Faktoren wie die Unterbrechung von Lieferketten sich negativ auf Unternehmen in der ganzen Welt auswirken. In solchen Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit sollten Sie Ihre Forderungen regelmäßig bewerten. Die frühzeitige Erkennung von Risiken wird Ihnen helfen, potenzielle Verluste zu vermeiden oder zu minimieren.
Im Folgenden finden Sie eine Reihe von Aufgaben, die Sie durchführen können, um eine Risikobewertung Ihrer Forderungen durchzuführen und Ihren Cashflow in dieser Zeit der wirtschaftlichen Unsicherheit zu sichern.
Wenn Sie Ihre Kunden in Gruppen einteilen, können Sie Muster erkennen und ein Risikoprofil erstellen. Wenn beispielsweise ein Kunde in einer Gruppe durch schlechte Zahlungsmoral auffällt, stellt er möglicherweise ein höheres Zahlungsrisiko dar. Oder Sie finden Hinweise auf Stress in einer bestimmten Region oder Branche.
Sie können diese Übung nutzen, um festzustellen, wie gleichmäßig Ihr Kundenstamm verteilt ist. Wenn sich ein großer Teil Ihres Umsatzes auf eine kleine Anzahl von Kunden beschränkt, besteht möglicherweise ein höheres Insolvenzrisiko, wenn diese wichtige Einnahmequelle ausfällt. Umgekehrt dürften Kunden, die nur einen kleinen Teil Ihrer Gesamtforderungen ausmachen, keine großen Auswirkungen haben, wenn sie nicht zahlen.
Inländische Kunden
Neben der Feststellung, welche Kunden oder Bereiche ein größeres Risiko für Ihren Cashflow darstellen, ist es sinnvoll, die in Ihrem Unternehmen verwendeten Sicherheitsvorkehrungen und Garantien zu ermitteln und aufzulisten. Dazu können gehören:
Die Analyse Ihrer Sicherheitsvereinbarungen und Garantien kann Ihnen Aufschluss darüber geben, wie hoch der Anteil an den Gesamtverlusten sein könnte und welcher Prozentsatz Ihres Portfolios geschützt ist.
Ein Blick auf die Historie der durch Insolvenzen entstandenen Verluste lässt Rückschlüsse auf allgemeine Ausfallrisiken zu. Gibt es ein Muster? Sind die Forderungsausfälle beispielsweise in einer bestimmten Branche oder Region gehäuft? Können Sie eine Gruppe identifizieren, die einen größeren Bedarf an Sicherheitsvorkehrungen und Garantien hat als andere Kundengruppen? Die Analyse früherer Forderungsausfälle hilft Ihnen nicht nur dabei, Bereiche zu ermitteln, die Sie in Zukunft mit Vorsicht angehen sollten, sondern auch, die Qualität des Forderungsmanagements Ihres Unternehmens zu beurteilen. Können Sie Bereiche identifizieren, in denen die Richtlinien und Verfahren Ihres Unternehmens verbessert werden können?
Es lohnt sich auch, auf Insolvenzen in Ihrer Branche zu achten. Hat die Zahl der Insolvenzen zugenommen und ist Ihr Sektor nach dem Ausbruch der Coronavirus-Pandemie stärker gefährdet? Es kann sich lohnen, Garantien zu beantragen, um Ihre Forderungen vor dem Risiko einer Kundeninsolvenz zu schützen.
Die durchschnittliche Zeit in Tagen zwischen Rechnungsstellung und Zahlung ist Ihre DSO und ein guter Indikator für die Effizienz Ihres Forderungsmanagements.
Zur Berechnung Ihrer DSO dividieren Sie zunächst Ihre Gesamtforderungen durch den Gesamtwert Ihrer Kreditverkäufe. Anschließend multiplizieren Sie diese Zahl mit der Anzahl der Tage in dem von Ihnen zu bewertenden Zeitraum. Viele Unternehmen berechnen ihre DSO regelmäßig, monatlich, vierteljährlich oder jährlich.
| DSO-Formel | Beispiel für eine DSO-Berechnung |
| DSO = (Forderungen / gesamte Kreditverkäufe) x Anzahl der Tage | DSO = (100.000 / 150.000) x 30 = 20 |
Es kann sein, dass das größte Risiko für Ihre Forderungen nicht von einem Kunden ausgeht, sondern von den internen Inkassoprozessen Ihres Unternehmens. Eine Verbesserung in diesem Bereich könnte zu einer niedrigeren DSO und einem geringeren Risiko führen.
Ein Fälligkeitsbericht ist eine Tabelle, in der Ihre Außenstände nach der Dauer der einzelnen ausstehenden Rechnungen geordnet sind. Anhand eines Fälligkeitsberichts können Sie feststellen, wie lange einzelne Kunden mit der Zahlung warten.
Bei der Beurteilung der Kreditwürdigkeit Ihrer Debitoren sollten zukünftige Entwicklungen und Planungsprozesse berücksichtigt werden. Zu den zu berücksichtigenden Aspekten gehören:
Die Erschließung eines anderen Kundenkreises oder die Einführung neuer Produkte oder Dienstleistungen kann zu neuen Zahlungsrisiken führen. Sie können versuchen, diese zu minimieren, z. B. durch Kreditversicherungen, Factoring oder Bürgschaften, zumindest bis sich die neue Dienstleistung oder der neue Kunde etabliert hat.
Der Eintritt in einen neuen geografischen Markt kann mit Risiken verbunden sein, z. B. mit ungewohnten Handelsgesetzen oder -praktiken, unterschiedlichen Einfuhrbestimmungen und Zöllen sowie möglicher politischer Instabilität. Eine gründliche Risikobewertung für jeden Markt, auf dem Sie tätig sind, wird Ihnen helfen, Risiken zu erkennen und Maßnahmen zur Risikominimierung zu ergreifen.
Eine gründliche Due-Diligence-Prüfung und die Einholung von Akkreditiven oder Warenkreditversicherungen für jeden vorgeschlagenen neuen Kunden helfen Ihnen, die mit der Aufnahme eines neuen Kunden verbundenen Risiken zu minimieren. Bei der Bewertung der Risiken für Ihre Außenstände sollten Sie jeden Kunden einzeln betrachten. Ein einzelner Kunde kann beispielsweise ein sehr geringes Risiko darstellen, obwohl er in einer Region ansässig ist, die als Hochrisikogebiet gilt. Wenn Sie ihn aufgrund seines Standorts ablehnen, könnten Sie sich eine wertvolle Verkaufschance entgehen lassen.
Wenn Ihr Unternehmen ein Umsatzwachstum verzeichnen konnte, ist es ratsam zu untersuchen, ob Ihre Schuldnerstruktur unverändert geblieben ist oder ob Marktveränderungen oder neue Produkte den Umsatzanstieg beeinflusst haben. Arbeitet Ihr Verkaufsteam mit den Parametern der Sorgfaltspflicht? Stellt das Umsatzwachstum ein höheres Risiko für Ihr Unternehmen dar?
Prüfen Sie kritisch, ob Ihre Zahlungsbedingungen den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen oder ob sie angepasst werden müssen. Viele Einzelklauseln können oft zu vielen Abweichungen und damit zu Zahlungsverzögerungen führen. Sie könnten versuchen, die Anzahl der Klauseln in Ihren Zahlungsbedingungen zu reduzieren oder Wege finden, deren Attraktivität zu erhöhen, z. B. mit Hilfe von Zahlungsanreizen wie Boni, Rabatten, Zahlungszielen.
Das Verlustrisiko kann durch qualifizierte Kreditmanager und entsprechendes Personal verringert werden. In wirtschaftlich angespannten Zeiten, wie z. B. der aktuellen Situation aufgrund der COVID-19-Pandemie, können Sie den Cashflow Ihres Unternehmens schützen, indem Sie ein Team einsetzen, das Ihre Außenstände durch wöchentliche Überprüfungen überwacht und das Team befähigt, schnell zu handeln.
Beginnen Sie mit einer Überprüfung der Fähigkeiten Ihres Forderungsmanagement-Teams und bauen Sie darauf auf, indem Sie bei Bedarf zusätzliches Personal einstellen und ein Weiterbildungsprogramm einrichten, um etwaige Qualifikationslücken zu schließen und das Wissen und die Motivation Ihres Teams zu fördern. Darüber hinaus könnten Sie Ihr Forderungsmanagement-Team ermutigen, an Veranstaltungen teilzunehmen, die sich mit dem Thema Cashflow befassen, wie z. B.:
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