Zehn Tipps, wie Sie Ihre Kunden dazu bringen, pünktlich zu zahlen

Die folgenden zehn Tipps helfen, den Cashflow eines Unternehmens aufrechtzuerhalten und den Ärger über verspätete Zahlungen zu vermeiden.

1. Minimieren Sie die Verwirrung mit einem Geschäftsvertrag

Legen Sie Ihre Geschäftsbedingungen in Ihrem Vertrag fest. Legen Sie klar fest, welche Zinsen für überfällige Rechnungen berechnet werden und wie der Eigentumsvorbehalt für unbezahlte Waren aussieht. Auf diese Weise lassen sich Zahlungsstreitigkeiten wirksam vermeiden.

2. Prompt fakturieren, um schnell bezahlt zu werden

Stellen Sie Rechnungen so schnell wie möglich aus. Jede Verzögerung bei der Einreichung einer Rechnung führt unweigerlich zu einer entsprechenden Zahlungsverzögerung und könnte sich negativ auf den Cashflow auswirken.

3. Verstehen Sie das Zahlungsverhalten, indem Sie Ihre Kunden kennen

Führen Sie eine Due-Diligence-Prüfung bei allen potenziellen Kunden durch, einschließlich einer Bonitätsprüfung, und überwachen Sie bestehende Kunden weiter. Stehen sie vor Herausforderungen in der Lieferkette oder der Branche, die sich auf ihren Cashflow auswirken könnten? Inwieweit wurde ihr Geschäft/ihre Branche beispielsweise durch eine Situation außerhalb ihrer Kontrolle wie COVID-19 beeinträchtigt? Kategorisieren Sie Ihren Kundenstamm nach dem Zahlungsverhalten. Ziehen Sie in Erwägung, gute und faire Zahler mit Rabatten für frühzeitige Zahlungen zu belohnen.

4. Gewährleisten Sie die Genauigkeit Ihrer Daten

Halten Sie Ihre Kundendaten auf dem neuesten Stand. So stellen Sie sicher, dass die Rechnungen fehlerfrei eingereicht und alle Vereinbarungen über Zahlungsbedingungen festgehalten werden. Dies hilft Ihnen, Streitigkeiten zu minimieren und Inkassotätigkeiten in der richtigen Weise durchzuführen.

5. Ist die Rechnung überfällig? Jetzt handeln

Es gibt viele Gründe, warum eine Rechnung überfällig sein kann. Zum Beispiel kann Ihr Kunde die Zahlung zurückhalten, bis ein Streit über die von Ihnen gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen beigelegt ist. Oder vielleicht hat er vorübergehend Probleme mit seinem eigenen Cashflow. Sobald eine Zahlung überfällig ist, sollten Sie zum Telefon greifen oder eine E-Mail schicken. Die meisten ausstehenden Zahlungen können durch gute Kommunikation schnell und einvernehmlich gelöst werden. Seien Sie bereit, über einen Zahlungsplan zu verhandeln und bieten Sie Zahlungsmodalitäten an, die einfach zu erreichen sind. Dies kann insbesondere in Krisenzeiten wie dem COVID-19 notwendig sein, wenn die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung möglicherweise aus der Ferne arbeiten.

6. Dokumentieren Sie Ihre Anrufe

Wenn Sie mit Ihrem Kunden sprechen, sollten Sie sich Notizen zu jedem Gespräch machen und anschließend eine E-Mail mit einer Zusammenfassung schreiben. Auf diese Weise können Sie Verwirrung vermeiden und bleiben über alle Entwicklungen auf dem Laufenden.

7. Schreiben Sie einen Brief mit einer Zahlungsaufforderung

Mahnungen sind ein formelles und anerkanntes Verfahren, um Kunden an die Überfälligkeit einer Rechnung zu erinnern. Das erste Schreiben ist eine einfache Benachrichtigung über eine überfällige Rechnung. Nachfolgende Briefe gehen von einer höflichen Mahnung bis hin zu einer eindringlichen Zahlungsaufforderung.

8. Der Scheck ist auf dem Postweg

Wenn Ihr Kunde es vorzieht, per Scheck zu zahlen, bitten Sie ihn, Ihnen eine E-Mail mit dem Versanddatum und der Schecknummer zu schicken. Auf diese Weise können Sie beide feststellen, ob ein Scheck auf dem Postweg verloren gegangen ist. Sie müssen mindestens drei Tage warten, bis die Post eintrifft.

9. Elektronische Zahlungen sind vorzuziehen

Elektronische Zahlungen sind eine schnellere und sicherere Zahlungsmöglichkeit als Schecks, da sie leichter nachverfolgt werden können. Wenn Ihr Kunde immer noch Schecks verwendet, fragen Sie ihn, ob er stattdessen eine Banküberweisung vornehmen würde.

10. Beauftragen Sie ein Inkassobüro

Wägen Sie ab, wie viel Zeit, Mühe und Geld es kostet, einer unbezahlten Rechnung nachzugehen, und überlegen Sie, ob es für Sie nicht effizienter wäre, ein professionelles Inkassobüro zu beauftragen. Ein gutes internationales Unternehmen wie Atradius Collections sollte bestrebt sein, eine gute Beziehung zwischen Ihnen und Ihrem Kunden aufrechtzuerhalten, und in der Lage sein, Sie sowohl bei nationalen als auch internationalen Forderungen zu unterstützen. Ein solches Outsourcing kann auch dann sinnvoll sein, wenn Ihr eigenes Debitorenbuchhaltungsteam unterbesetzt ist.

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